Leopardo Negro
Automatisierte Rechnungen, Lagerverwaltung, Produktionsplanung und Kundenkommunikation für eine Premium-Zigarrenmarke.
Die Ausgangslage
Einzelunternehmer am Limit
Leopardo Negro ist eine Schweizer Premium-Zigarrenmarke mit eigenem E-Commerce und Direktvertrieb. Der Einzelunternehmer führt das Unternehmen allein — von der Produktion über den Vertrieb bis zur Buchhaltung.
Rechnungsstellung
Jede Rechnung manuell erstellt. Bei steigender Bestellfrequenz ein zeitfressendes Ritual. ~10–15 Minuten pro Rechnung.
Lagerverwaltung
Excel-basiert, fehleranfällig. Keine Echtzeit-Übersicht über Bestände. Fehlbestände und Überbestände als Folge.
Produktionsplanung
Kein datengestützter Prozess. Bauchgefühl statt Bestandsdaten. Produktion und Nachfrage nicht synchronisiert.
Kundenkommunikation
Jede E-Mail, jede Auftragsbestätigung, jede Rückmeldung manuell. Keine Vorlagen, kein System, kein Follow-up.
Das Ergebnis: ~6 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben, die den Einzelunternehmer von Markenaufbau, Produktentwicklung und Vertrieb abhielten.
Die Lösung
Rechnungen werden automatisch auf Basis der Bestelldaten generiert. Korrekt formatiert, steuerkonform, in Sekunden statt Minuten.
Automatische Bestandsübersicht mit Mindestbestand-Warnungen. Integration der Verkaufsdaten für präzise Lagerbestands-Prognosen. Weniger Fehlbestände, weniger Überbestände.
Automatische Auswertung der Verkaufsdaten und Lagerbestände für optimierte Produktionszyklen. Von "ich glaube, wir brauchen mehr" zu "die Daten zeigen, wir brauchen 200 Stück in 3 Wochen".
Automatisierte Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und Follow-up-E-Mails. Professionell, konsistent, ohne manuellen Aufwand.
Ergebnisse & ROI
Tech Stack
Aufschlüsselung ~6h/Woche
Wertberechnung
Berechnung: 312h × CHF 60/h = CHF 18'720. Der Stundensatz basiert auf dem Arbeitswert eines Kleinunternehmers in der Schweiz — Opportunitätskosten: Zeit, die statt für Administration für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann.
Key Learnings
Kein Salesforce, kein SAP, kein 6-monatiges Rollout. Stattdessen: schlanke Workflows mit n8n, Claude API und massgeschneiderter Logik. Schnell implementiert, sofort wirksam.
Nicht die Aussenwirkung, sondern die internen Prozesse. Rechnungsstellung, Lager, Planung — das sind die versteckten Zeitfresser, die Wachstum blockieren.
Die Umstellung von "ich glaube, wir brauchen mehr" auf "die Daten zeigen, wir brauchen 200 Stück in 3 Wochen" verändert die Entscheidungsqualität grundlegend.
Die Zigarren werden weiterhin von Hand gefertigt. Die Automatisierung betrifft ausschliesslich die Administration — nicht das Produkt. AI ersetzt nicht das Handwerk, sondern befreit es.
„Ich habe das Unternehmen allein geführt — und jede Woche Stunden mit Rechnungen, Lager und E-Mails verloren. Seit Swiss AI Hub das Backoffice automatisiert hat, habe ich diese Zeit zurück. Für die Marke, fürs Produkt, für das was zählt. Das System läuft, ich muss nicht mehr daran denken.”
Inhaber, Leopardo NegroBereit für AI, die sich rechnet?
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